Чому активи та витрати мають дебетовий баланс?

Хоча здається суперечливим, що активи та витрати можуть мати дебетові залишки, пояснення цілком логічне, коли зрозуміти основи бухгалтерського обліку. Сучасна теорія бухгалтерського обліку базується на системі подвійного запису, створеній понад 500 років тому і використовуваній венеціанськими купцями. Основи цієї системи залишалися незмінними протягом багатьох років.

То які основи системи бухгалтерського обліку?

Налаштування початкових рахунків

Першим кроком у створенні системи бухгалтерського обліку для бізнесу є визначення рахунків, необхідних для реєстрації фінансових операцій компанії. Початковий список рахунків для компанії може містити

  • Готівкою.
  • Дебіторська заборгованість.
  • Інвентар.
  • Основні засоби.
  • Кредиторська заборгованість.
  • Банківські позики.
  • Власний капітал.
  • Доходи.
  • Витрати.

Список рахунків відомий як План рахунків. У міру зростання бізнесу до цього списку можна додавати більше облікових записів, щоб забезпечити збільшення різноманітності транзакцій.

Рахунки активів, пасивів та власного капіталу вважаються "постійними рахунками". Ці рахунки не закриваються в кінці звітного року. Їх залишки переносяться на наступний звітний період.

Рахунки доходів і витрат створюються як "тимчасові рахунки". Залишки на цих рахунках збільшуються та зменшуються протягом року та закриваються в кінці звітного періоду.

Основи бухгалтерського обліку

Кредити та дебети використовуються в системі подвійного обліку як метод реєстрації фінансових операцій. Кожен запис в бухгалтерській системі повинен мати дебет і кредит і завжди включати принаймні два рахунки. Пробний баланс усіх бухгалтерських проводок для бізнесу означає, що загальна сума дебетів повинна дорівнювати сумі всіх кредитів.

Записи здійснюються у формі, відомій як T-рахунки. Це наочний посібник, який представляє рахунок у головній книзі. Назва рахунку розміщується над верхньою частиною T. Дебетові записи розміщуються на лівій стороні T, а кредитні записи - на правій.

Щоб усунути плутанину щодо значень дебетів та кредитів, слід прийняти концепцію, що слова не мають іншого значення, крім лівого та правого. Це все. Це не складніше, ніж це. Дебети використовуються для фіксації збільшення активів та витрат.

Проілюструємо цей процес на простому прикладі. Припустимо, менеджер офісу витрачає 375 доларів на придбання паперу, ручок та тонера для принтера, і оплачує цю покупку, виписуючи чек.

Записи складатимуть 375 доларів США на рахунок витрат на канцелярські товари та кредит у 375 доларів на банківський рахунок компанії.

Рівняння бухгалтерського обліку

Рівняння бухгалтерського обліку є основою системи подвійного обліку.

  • Основне рівняння бухгалтерського обліку є таким:
  • Активи = Зобов'язання + Власний капітал

Використання подвійної бухгалтерії забезпечить баланс балансу, а пробний залишок дебетів та кредитів завжди буде рівним.

Візьмемо ще один приклад для ілюстрації цього принципу. Припустимо, керівник виробництва придбав сировину на 3200 доларів, необхідну для виробництва продукції компанії. Покупка була здійснена у одного з постачальників компанії з оплатою за 30 днів.

Записи становили б дебет у розмірі 3200 доларів США за запаси сировини та кредит у розмірі 3200 доларів США у рахунок кредиторської заборгованості.

Тепер давайте подивимось, на яких рахунках є залишки на дебетах та кредитах.

Звичайні залишки на рахунках

Зазвичай рахунки містять залишки боргу або кредиту. Далі наведено перелік звичайних залишків за основними рахунками:

  • Готівка: дебет.
  • Дебіторська заборгованість: дебет.
  • Інвентар: Дебет.
  • Основні засоби: дебет.
  • Кредиторська заборгованість: Кредит.
  • Банківські позики: Кредит.
  • Власний капітал: Кредит.
  • Доходи: Кредит.
  • Витрати: дебет.

Як правило, балансові рахунки містять активи з дебетовими залишками, а зобов'язання - як залишки кредитів. Це статичні показники, які відображають фінансовий стан компанії в конкретний момент часу.

Операції з доходами та витратами - це записи про надходження та відтоки протягом певного періоду часу, наприклад, одного року. Ці фінансові операції накопичуються протягом певного періоду та закриваються коригуванням бухгалтерських проводів в кінці періоду, сподіваючись, прибуткові. Отриманий прибуток або збиток проводяться на рахунок власного капіталу для підтримання залишку в бухгалтерському рівнянні.

Розглянемо цей приклад того, як працює процес бухгалтерського обліку. Починаючи з бухгалтерського рівняння активів, рівного сумі зобов'язань плюс власний капітал:

  • Активи: 3 750 000 доларів.
  • Зобов’язання: 1 800 000 дол.
  • Власний капітал: 1 950 000 доларів.

Протягом року компанія має такі доходи та витрати:

  • Доходи-кредити: $ 3 340 000.
  • Витрати на вартість проданих-дебетних товарів: 2 000 000 доларів.
  • Адміністративні та накладні витрати-дебети: 1 000 000 доларів.
  • Податки-дебіти: 100 000 доларів.
  • Чистий прибуток: 240 000 доларів (це прибуток, який буде зарахований на рахунок власного капіталу).

Для простоти припустимо, що компанія здійснювала всі свої продажі за готівку. У цьому випадку активи компанії збільшились би за рік на 240 000 доларів зібраних готівкових коштів, а рахунок власного капіталу збільшився б до 2 190 000 доларів (1 950 000 доларів США + 240 000 доларів США).

Тепер у нас є рівняння бухгалтерського обліку:

  • Активи: 3 750 000 дол. США + 240 000 дол. США = 3 990 000 дол. США.
  • Зобов'язання: $ 1 800 000 .
  • Власний капітал: 2 190 000 доларів. 3 990 000 доларів = 1 800 000 доларів + 2 190 000 доларів.

Залишки бухгалтерського рівняння; все добре, і рік починається спочатку.

Рахунки активів із залишками на дебеті

Нижче наведено типові рахунки активів із залишками на дебеті:

  • Готівкою.
  • Товарні цінні папери.
  • Дебіторська заборгованість.
  • Інвентар.
  • Витрати майбутніх періодів.
  • Будинки.
  • Обладнання.

Давайте розглянемо кілька прикладів записів на цих рахунках активів.

  • Виплата непогашеної заборгованості постачальнику:
  • Дебет перед кредиторською заборгованістю: Це зменшує залишок заборгованості перед постачальником.
  • Кредит у готівку: Залишок готівки зменшується на суму, сплачену постачальнику.
  • Клієнт сплачує дебіторську заборгованість перед компанією:
  • Дебет готівкою: готівка зберігається на банківському рахунку, збільшуючи залишок готівки.
  • Кредитування дебіторської заборгованості: непогашена заборгованість клієнта зменшується.
  • Компанія купує новий склад:
  • Дебет основних фондів: Баланс активів збільшується на вартість будівлі.
  • Кредит банківським позикам: Гроші позичаються у банку для фінансування придбання будівлі.
  • Придбання обладнання для виробничої лінії; оплачується чеком:
  • Дебет активів обладнання: Кількість обладнання збільшується за рахунок придбання.
  • Кредит на банківський рахунок: Готівка на банківському рахунку зменшується на суму покупки.

Витратні рахунки з дебетовими залишками

Зазвичай рахунки витрат мають дебетові залишки на лівій стороні Т-рахунку. Дебети збільшують залишок на рахунку витрат. Прикладами цих рахунків є

  • Зарплата.
  • Оренда.
  • Поставки.
  • Відсотки.
  • Страхування.
  • Ліцензії.
  • Реклама.

Нижче наведено кілька прикладів записів на рахунок витрат:

Виплата зарплати:

  • Дебет із заробітної плати: Виплата заробітної плати списується на рахунок витрат.
  • Кредит у готівку: Залишок на банківському рахунку зменшується на суму виплаченої заробітної плати.

Сплата орендної плати:

  • Дебет за рахунок орендної плати: Оплачена орендна плата збільшує залишок дебету на рахунку витрат на оренду.
  • Кредит у готівку: Баланс банку зменшується за рахунок сплати орендної плати.

Придбання виробничих матеріалів:

  • Дебет за рахунок витрат: Сума закупівлі списується на витрати на постачання.
  • Кредит кредиторській заборгованості: Сума заборгованості перед постачальником збільшується за рахунок придбання.
  • Більшість операцій з витратами мають дебетовий або кредитний запис.

Охопивши уявлення про те, що дебети та кредити означають ліву та праву сторони Т-рахунку, стає доволі простим слідувати логіці розміщення записів. Рахунки активів збільшуються за допомогою дебетових записів, а залишки на рахунках витрат збільшуються протягом звітного періоду при дебетових операціях. Результати рахунків доходів і витрат доходів підсумовуються, закриваються та відображаються у нерозподіленому прибутку компанії наприкінці року. Будь-які дебетові витрати або кредит обнуляються і починаються спочатку.