Як експортувати електронні листи Outlook до електронних таблиць Excel

Outlook - одна з найкращих доступних програм електронної пошти та є першим вибором для багатьох користувачів ділової пошти. Платформа потужна, оскільки добре організовує велику кількість електронних листів, інтегрується з численними сторонніми розширеннями, має високі ліміти надсилання для комерційного використання, а кілька облікових записів легко створюються та управляються на одному сервері.

Один з недоліків Outlook включає простий спосіб експорту електронної пошти або можливість швидкого вилучення даних з електронної пошти. Існує безліч можливостей, починаючи від копіювання та вставки окремих електронних листів у текстові документи до експорту у формат CSV або Excel. Жоден варіант не є ідеальним, і користувацьке форматування часто втрачається під час процесу.

Навіщо експортувати електронні листи?

Існує насправді лише кілька причин для експорту електронної пошти з Outlook. Переміщення папки "Вхідні" на інший сервер і платформу вимагає експорту, коли ви не хочете нового початку. І перехід на нову систему може втратити всі ваші важливі розмови електронною поштою з минулих обмінів.

Щоб уникнути втрати цінних даних електронної пошти, експортуйте до книги Excel або одного з багатьох інших форматів. Майте на увазі, що завантаження у читабельний та легко визначений формат у новій системі, швидше за все, важке або неможливе. Аркуш Excel може організовувати розмови та виконувати функції бази даних, де ви можете шукати старі контакти та розмови за контекстом або датою.

Інша причина експорту електронної пошти - це збереження даних у файлі резервної копії. Важливе резервне копіювання конфіденційної інформації, яка може вимагати відкликання з юридичних чи особистих цілей. Якщо ваш сервер коли-небудь буде очищений, у файлі Excel буде збережено все, що було за попередні розмови електронною поштою.

Експортуйте електронні листи з Outlook у Excel

Експортувати електронні листи з Outlook у Excel дуже просто. Однак майте на увазі, що ви збережете лише простий текст та основні посилання. Усі інші форматування втрачені. Якщо в кінцевому підсумку ви хочете відновити форматування, збереження як файлів HTML є гарною альтернативою.

Відкрийте Outlook і натисніть опцію «Файл», а потім опцію «Відкрити та експортувати». Клацніть на «Імпорт / експорт» та «Експорт у файл» перед тим, як встановити тип файлу в Excel. CSV подібний і згодом легко перенесеться до книги Excel, якщо ви цього забажаєте.

Нарешті, виберіть цільову папку, куди слід зберегти файл. Виберіть “Готово”, щоб зберегти електронні листи у вказаній папці. Вийдіть з Outlook і перейдіть до папки. Перевірте, чи файл збережено, і спробуйте його відкрити. Файл книги Excel або файл CSV повинен відкриватися з усіма даними електронної пошти.

Альтернативні варіанти

Outlook підтримує також інші типи файлів. Мітка .PST спеціально призначена для резервного копіювання електронних листів Outlook та інших даних, що зберігаються на сервері. .OLM виконує ту саму функцію в системах Mac. Фішка тут полягає в тому, що файл сумісний лише з іншими електронними листами Outlook. Якщо ви хочете відкрити або передати дані електронної пошти, це має відбутися в іншому обліковому записі Outlook.

Інший спосіб вирішення проблеми стосується Gmail. Ви можете налаштувати обліковий запис Gmail у програмі Outlook, що, по суті, означає, що ви використовуєте сервер Gmail, але обличчя Outlook для управління електронною поштою. Системи працюють разом, і ви можете скопіювати всі електронні листи Outlook в окремі папки та перемістити їх у нові папки Gmail. Якщо ви залишите Outlook після переміщення електронних листів, вони залишаться на сервері Gmail.

Передавати електронні листи від усього підприємства з кількома обліковими записами складно, і чіткого маршруту для перемикання платформ не існує. Інтеграція з такою системою, як Salesforce, яка відстежує всі дії окремо, допомагає, оскільки ці дії зберігаються в обліковому записі Salesforce. Змінюйте сервери, і принаймні у вас все ще залишаються адреси електронної пошти та історія кожного електронного листа. В іншому випадку зміна сервера є важкою та дещо безладною.