Погашення заборгованості проти списання

Загальновизнані принципи бухгалтерського обліку вимагають від компаній підрахувати, скільки грошей вони заборгували своїм клієнтам, ніколи не отримають виплат, і враховувати цю суму у своїх фінансових звітах. Вони роблять це, беручи на себе витрати з поганою заборгованістю та здійснюючи списання. Витрати на погану заборгованість передбачають майбутні збитки, тоді як списання - це бухгалтерський маневр, який просто підтверджує, що збиток стався.

Врахування несплачених рахунків

Спираючись на власний досвід, менеджери компанії повинні мати загальне уявлення про те, яка частина дебіторської заборгованості компанії - непогашені рахунки її клієнтів - зрештою залишиться несплаченою. Стандарти бухгалтерського обліку вимагають, щоб компанії підтримували "надбавку" для оцінки цих неможливих рахунків.

Наприклад, якщо досвід вашої компанії говорить вам, що 1,5 відсотка дебіторської заборгованості не підлягає стягненню, а залишок вашої поточної дебіторської заборгованості становить 20 000 доларів, ви повинні мати надбавку в 300 доларів. Ваш баланс відображатиме дебіторську заборгованість у розмірі 20 000 доларів, компенсовану надбавкою у розмірі 300 доларів, для "чистої дебіторської заборгованості" в 19 700 доларів.

Погашення боргу

Коли компанії потрібно додати надбавку, вона робить це, фіксуючи витрати на безнадійну заборгованість на необхідну суму. Наприклад, вам потрібна допомога в розмірі 300 доларів, але наразі виплачено лише 200 доларів. Ви зафіксуєте у звітності про доходи витрати на безнадійну заборгованість у розмірі 100 доларів та збільшите надбавку на 100 доларів до загальної суми 300 доларів. Зверніть увагу, що ви фіксуєте витрати на безнадійну заборгованість - і, отже, зменшуєте свій прибуток - лише очікуючи, що клієнти не оплатять свої рахунки.

Жодна заборгованість насправді ще не зіпсувалася. Це слідує принципу консерватизму в бухгалтерському обліку: компанія ніколи не повинна завищувати свої активи, а якщо не визнати, що певні рахунки клієнтів не будуть оплачені, це завистить вартість дебіторської заборгованості, яка є активом.

Фактичне списання боргу

У якийсь момент борг насправді зіпсується - клієнт не зможе сплатити рахунок досить довго, щоб компанія дійшла висновку, що рахунок не підлягає стягненню. Коли це трапляється, компанія списує борг. Наприклад, у вас є 20 000 доларів дебіторської заборгованості та надбавка в 300 доларів за чистою сумою в 19 700 доларів. Ви визначаєте, що клієнт, який заборгував вам 180 доларів, ніколи не збирається платити.

Для списання боргу зменшіть як дебіторську заборгованість, так і резерв на суму безнадійної заборгованості - 180 доларів. Тепер у вас є залишок дебіторської заборгованості 19 820 доларів США та надбавка 120 доларів. Чиста дебіторська заборгованість залишається незмінною: 19 700 доларів. Списання не впливає безпосередньо на прибутковість вашої компанії, оскільки ви вже "витратили" непогашений борг. Однак, можливо, вам доведеться здійснити нові витрати на погану заборгованість, щоб поповнити допомогу.

Занадто мала допомога

Можна недооцінити, який розмір надбавки потрібно вести для безнадійних рахунків. Можливо також, що надзвичайно великий борг зіпсується, переважаючи надбавку, яку ви відклали. У будь-якому випадку, можливо, вам доведеться списати суму, більшу за поточний залишок вашої допомоги. Коли це станеться, вам потрібно буде негайно записати витрати на безнадійну заборгованість, щоб ваша надбавка була «наздогнана», а потім списати безнадійну заборгованість.