Процедури контролю документів

Процедури контролю документів гарантують, що працівники, що працюють у компанії, використовують належні документи для виконання своєї роботи. Процедури є ключовою складовою процесу забезпечення якості. Вони відстежують підготовку та обробку документів, щоб переконатись, що працівники, відповідальні за документацію, замінюють застарілі документи найновішими версіями. Такі процедури включають записи працівників, які створили, змінили та затвердили документи, щоб компанія могла визначити, як уникнути помилок та покращити якість своєї продукції та послуг.

Створення

Процедури контролю документів визначають, хто відповідає за створення певних документів і як автор документа повинен його ідентифікувати. Окрім надання документу імені у встановленому форматі, відповідальний працівник повинен підписати документ, щоб визначити себе автором. Підписання документа свідчить про те, що працівник вважає роботу закінченою, і він повинен включати дату, яка показує, коли він закінчив роботу.

Огляд

Принципи забезпечення якості вимагають, щоб компанії перевіряли багато своїх документів на предмет точності, особливо технічні креслення та технічні характеристики. Процедури контролю документів детально описують, які документи необхідно переглянути, ким і як записати такий огляд. Зазвичай процедура перевірки визначає, якою кваліфікацією повинен володіти рецензент, і яким чином рецензент здійснює будь-які зміни, необхідні в документі. У ньому детально описується, як реєструвати зміни, і де рецензент повинен підписати, щоб вказати, що він пройшов успішний огляд.

Перегляд

Окрім змін, внесених під час огляду, необхідні зміни в документації часто є результатом змін у проектах або операціях. Процедури контролю документів визначають, хто ініціює виправлення та хто їх виконує. Після завершення перегляду переглянутий документ отримує позначення, яке дозволяє працівникам визначити його як останню редакцію на певну дату. Старий документ отримує позначення як застарілий та позначку про те, що він більше не діє.

Заміна

Ключова частина процедур контролю документів детально описує, як компанія гарантує, що найновіші версії документів замінюють застарілі версії в місцях, де вони використовуються. Процедури визначають, хто відповідає за оновлення документації, часто ініціатор перегляду. З іншого боку, процедури вказують користувачам документації щодо ідентифікації застарілого матеріалу та способу перевірки на останні зміни.

Зовнішні документи

Компаніям часто доводиться використовувати документацію, що надходить поза межами компанії. Такі документи не відповідають внутрішнім процедурам, коли вони вперше надходять. Процедури контролю документів визначають, хто відповідає за інтеграцію таких документів у систему компанії. Вони деталізують, як визначити зовнішні документи, чи необхідний перегляд та як при необхідності продовжити перегляд. Після інтеграції відповідальні працівники забезпечують наявність відповідних зовнішніх документів там, де це потрібно.