10 правил правильного етикету ділових зустрічей

Дотримання належного етикету ділової зустрічі формує повагу серед учасників зустрічі, допомагає зустрічі розпочинатися та закінчуватися вчасно, а також створює атмосферу співпраці. Відсутність етикету та погане планування - дві основні причини, через які багато ділових зустрічей не вдаються. Навчіть етикет ділових зустрічей своїх працівників, щоб переконатися, що наради вашого бізнесу є ефективними.

1. Прибути раніше (без виправдання)

Прибудьте до місця ділової зустрічі принаймні на 15 хвилин раніше. Це виявляє повагу і дозволяє знайти місце і розташуватися до початку наради.

2. Дотримуйтесь Порядку денного

Головуючий на засіданні повинен розіслати порядок денний засідання кожному учаснику принаймні за тиждень до цього. Учасники повинні зателефонувати голові, щоб висловити будь-яке занепокоєння щодо порядку денного принаймні за 48 годин до наради. Тоді голова та зацікавлений учасник встигнуть визначити, чи потрібно вносити зміни. У порядку денному також повинно бути зазначено час початку та закінчення зустрічі.

3. Будьте ретельно підготовлені

Кожен учасник повинен прийти на зустріч із усіма необхідними їй матеріалами та даними та розумінням теми зустрічі. Вся мета зустрічі - обговорення розглянутої теми. Ви витратили час кожного, якщо не готові зробити свій внесок.

4. Робіть регулярні перерви

Наради повинні мати перерву кожні дві години, щоб учасники залишались зосередженими. Намагайтеся робити перерви довжиною близько 20 хвилин, а перерви на їжу - близько 30 хвилин.

5. Дотримуйтесь дрес-коду

Голова повинен вказати, який одяг необхідний для зустрічі, як діловий, так і офіційний, і учасники повинні дотримуватися цього правила. Представницький перелік одягу був би корисним, оскільки учасники можуть мати різні погляди на те, що таке бізнес-випадковість та ділова форма. Наприклад, перераховуючи зустріч як ділову офіційну, ви можете вказати, що сорочки на ґудзиках та штанів хакі достатньо.

6. Говоріть по черзі

Зберігайте зустріч організованою, виступаючи лише тоді, коли у вас є слово. Задавайте питання протягом призначеного періоду запитань і підніміть руку, щоб голова визнав, що він має слово. Не перебивайте когось, поки він говорить або задає питання.

7. Слухай, справді слухай

Ви можете виявити, що на багато запитань щодо теми відповідає зміст наради. Уважно слухайте зустріч і робіть нотатки. Активне слухання викликає повагу і дає вам міцну основу для формулювання Вашої відповіді.

8. Зберігайте спокій

Уникайте нервових звичок, таких як постукування ручкою по столу, видавання рота чутних звуків, шелестіння паперів або постукування ногами по підлозі. Це відволікає увагу інших учасників і змушує вас виглядати стурбованим, навіть якщо ви цього не робите.

9. Будьте ввічливі з телефоном

Вимкніть мобільний телефон перед початком зустрічі. Якщо ви очікуєте термінового дзвінка, то налаштуйте свій телефон на вібрацію та вибачте себе від зустрічі, якщо дзвінок надійде. Якщо портативні комп’ютери не схвалені для зустрічі, вимкніть свій і опустіть екран, щоб не заважати нікому вид.

10. Не приводьте гостей

Не приводьте на зустріч неоголошених гостей. Якщо у вас є хтось, кого ви хотіли б привести на зустріч, зверніться до головуючого, щоб отримати дозвіл привести гостя. Якщо дозволу не надано, то не приводьте його.