Використання Microsoft Word у бізнесі

Microsoft Word - одна з найбільш широко використовуваних і звичних програм офісного програмного забезпечення у світі. Старожили знають це як витончену програму обробки текстів для створення документів з великим розмаїттям варіантів шрифтів та форматування, але Word з роками зростає в потужності та складності. Його інтеграція з Office 365 та Microsoft OneDrive робить його ще більш універсальним для великих та малих підприємств. У той же час додавання багатьох нових функцій додало труднощів у повному використанні Word.

Екосистема Microsoft Word

Microsoft Word, відомий під назвою MS Word (або зрідка - Micro Word), є частиною набору програмного забезпечення та інструментів для підвищення продуктивності, що включає інші назви, знайомі більшості підприємств, такі як програма електронних таблиць Excel та програмне забезпечення для презентацій PowerPoint. Повна колекція програмного забезпечення Microsoft, що включає Word та ці інші програми, відома як Office 365.

Однією з сучасних переваг MS Word є те, що вона тепер інтегрована з онлайн-функціями, які дозволяють користувачам створювати та зберігати документи в хмарі. Ця можливість надає ще більшої універсальності Word та пов'язаних з ним програм.

Слово як текстовий процесор

Коли вам потрібно створити симпатичну, професійну пам’ятку або технічний документ, який потрібно надіслати начальнику, Word є інструментом вибору. Параметри на панелі інструментів у верхній частині сторінки спрощують вибір таких функцій, як шрифт, міжрядковий інтервал, поля та спеціальні параметри підкреслення, такі як жирний шрифт та виділення. Ви також можете додати гарячі посилання, веб-адреси, які відкривають сторінку в Інтернеті безпосередньо з вашого документа для систем, що працюють в Інтернеті.

Розширені функції документа

Однак Word - це набагато більше, ніж вигадлива друкарська машинка. Можливості перевірки правопису перевіряють правопис, щоб зберегти ваш документ професійним. Word також перевіряє вашу граматику та використання, пропонуючи альтернативні пропозиції щодо формулювання у багатьох випадках. Ви можете швидко створювати таблиці та графіку за допомогою функцій меню.

Реальні можливості управління документами Word походять від деяких його більш складних (і, треба сказати, більш складних) функцій, включаючи автоматичне індексування, створення контурів, стандартизоване форматування посилань та включення в бібліографії та статистику документів, таку як кількість слів та кількість речень.

Однією з ключових переваг MS Word є можливість вміщувати фотографії, ілюстрації та інші візуальні матеріали. Їх можна переставити в документ із можливістю перетягування програми. Ви також можете включити в документ Word матеріали інших програм, таких як таблична таблиця.

Шаблони для ділових документів

Існує буквально тисяча доступних шаблонів для Word, як включених до програми, так і доступних з джерел в Інтернеті. Шаблони дуже різняться у загальному вигляді та стилі, що дозволяє користувачам вибрати дизайн, який найкраще відповідає їхній діловій культурі. Шаблони доступні майже для будь-якого типу документа, який ви можете собі уявити:

  • Плакати
  • Флаєри
  • Брошури
  • Обкладинки звітів
  • Обкладинки книг
  • Календарі
  • Канцтовари
  • Офісні вечірки
  • Оголошення про вихід на пенсію
  • Вручення премій
  • Заповнені форми
  • Веб-сторінки

І багато іншого.

Інструменти співпраці

Інтеграція Word із OneDrive та функціями, що підтримують Інтернет, робить його потужним інструментом для співпраці. Ділові документи часто розробляються багатьма руками з різними розділами, написаними різними людьми, разом із персоналом та менеджерами, які вносять пропозиції щодо перегляду документа. Функції співпраці та перегляду Word роблять цей процес керованим. Користувачі можуть отримати доступ до останньої версії документа в Інтернеті, швидко переглянути зміни, внесені до нього іншими рецензентами, та включити власні правки безпосередньо до тексту або як коментарі, які відображаються окремо від основного тексту.

Word також зберігає значну частину історії внесених змін, тому, якщо ви або ваша команда вирішите повернутися до попередньої версії документа, він все ще доступний для вас.