Різниця між службовою запискою та діловим листом

Службові записки - це внутрішні документи, що надсилаються працівникам для передачі інформації про компанію, тоді як ділові листи - це зовнішні комюніке, часто пов’язані з торговою діяльністю чи потребами клієнтів або з запитом у постачальника чи державного агентства. Форматування для кожного різне, і навчившись правильно їх створювати, ви зможете ефективніше передавати своє повідомлення.

Ділові пам’ятки співробітникам

“Пам’ятка” - це скорочення від меморандуму, що стосується нагадування або повідомлення про важливий пункт. Пам’ятки часто надсилаються, щоб сповістити співробітників про зустріч або нову політику, яка, на думку компанії, є досить важливою, щоб гарантувати більше, ніж розповсюдження в уста. Пам’ятки часто неформальні, з меншою увагою до структури, форматування, граматики та, у випадку друкованих пам’яток, якості паперу.

Ділові листи, надіслані за межі компанії

Листи - це більш офіційні документи, які надсилаються людям за межами вашої компанії. Вони можуть включати запити на інформацію або роз’яснення від державного органу; відповіді на скарги або запити клієнтів; або пропозиції або пропозиції продавцям, клієнтам або ЗМІ. Листи зазвичай пишуться на високоякісному папері, а не на копіювальному, і ретельно вичитуються, щоб уникнути навіть найменшої помилки.

Заголовки, що використовуються в пам’ятках та листах

Пам’ятка не повинна бути на фіксованій фірмі компанії або містити назву вашої компанії, логотип, адресу чи інші предмети, які зазвичай знаходяться на бланках. Примітка часто включає заголовок у верхній, лівій частині паперу, що включає чотири рядки, що вказують, хто надсилає нотатку, хто її отримує, тему, яку охоплює нотатка, і дату.

Лист, як правило, пишеться на офісному офісі, а дата відображається під фірмовим бланком у лівій частині сторінки. Пустий рядок розділяє дату та адресу одержувача, що включає ім’я, заголовок та адресу одержувача. Після чергового порожнього рядка з'являється привітання, наприклад "Шановний містере Сміт".

Вміст, що використовується в листах та пам’ятках

У пам’ятці в першому реченні зазначено мету комюніке, за якою слідує інформація, яка коротко стосується того, хто, що, де, чому, коли і як змісту. У записці, яка часто передує зустрічі або короткому оголошенню, мало підтримки чи деталей. Якщо компанія має докладні або складні новини для оголошення, вона проведе конференцію або надасть довший звіт. Одержувачі пам’ятки можуть зв’язатись із відправником записки чи керівником, якщо їм потрібна додаткова інформація.

Лист починається з причини написання, а потім звертається до причини. Лист зазвичай надає більше деталей, підтримку та обґрунтування, ніж пам’ятка, оскільки автору листів часто доводиться продавати або відповідати на питання.

Закриття пам’ятки або листа

Пам’ятка не узагальнює та не підсумовує зміст, часто закінчуючись закликом до дії, наприклад, проханням читача вказати дату майбутньої зустрічі у своєму календарі або виконати дію, рекомендовану в пам’ятці. Лист часто закінчується висновком, висловлює подяку, просить читача зв’язатися з письменником, включаючи ім’я та назву відправника. Багато листів містять PS або приписку, яка допомагає виділити один факт чи інформацію.