Покроковий процес нарахування заробітної плати

Нарахування заробітної плати передбачає виконання багатьох завдань для забезпечення точних та своєчасних перевірок заробітної плати, податку на заробітну плату та дотримання відповідності. З цими обов'язками не можна поспішати, і вони повинні виконуватися з копіткою деталізацією. В іншому випадку можуть виникнути помилкові виплати заробітної плати та неправильний податок на заробітну плату та процедури ведення діловодства.

Колишня ситуація може спричинити засмучення працівників; дві останні ситуації можуть спричинити покарання з боку Служби внутрішніх доходів та Міністерства праці США. Отже, під час ведення фонду оплати праці застосовуйте покроковий процес.

  1. Обробляйте заробітну плату заздалегідь

  2. Опрацюйте фонд оплати праці заздалегідь. Складіть графік обробки заробітної плати, який надає вам достатньо часу для обробки фонду оплати праці та виправлення виявлених помилок до того, як працівники отримають свої зарплатні чеки. Наприклад, виконайте обробку заробітної плати за два-три дні до фактичної дати виплати.

  3. Оновлення записів працівників

  4. Внесіть зміни до фонду оплати праці працівника, якщо це можливо. Сюди входять: зміни адреси; Зміни щодо зменшення заробітної плати, такі як З-4 та зміни форми податку на прибуток держави; та добровільні зміни відрахувань, такі як пенсія та виплати здоров’ю. Крім того, введіть нову інформацію про наймання працівників, найнятих у поточному періоді оплати праці.

  5. Обчислити дані хронометражу

  6. Обчисліть дані хронометражу з табелів обліку робочого часу або табелів обліку робочого часу та введіть години, що підлягають оплаті, у систему, такі як звичайні, понаднормові та відпустки. Якщо ви використовуєте комп’ютеризовану систему обліку часу, ви можете імпортувати час у програмне забезпечення з оплати праці. Все, що вам потрібно зробити, це переконатися, що час транспортується правильно, та внести необхідні зміни.

  7. Пропорційна оплата відповідно до вимог

  8. Виплачуйте інші види доходу, такі як бонуси, комісійні та ретроактивні виплати за рахунок підвищення заробітної плати. Виконайте інші коригування, наприклад, додаткову заробітну плату або зменшення заробітної плати через переплату або недоплату за попередній період оплати праці. Пропорціонуйте зарплату заробітної плати, якщо вона припиняє роботу, але не працює весь період оплати праці, і введіть дати зупинки в програмному забезпеченні, щоб зупинити майбутні платежі.

  9. Крім того, пропорційно заробітній платі нової працівниці пропорційно, якщо вона прийнята на роботу після початку поточного періоду оплати праці. Наприклад, якщо вона починає працювати четвертого дня періоду оплати за два тижні, платіть їй за сім робочих днів замість 10.

  10. Перевірка звітів про заробітну плату

  11. Роздрукуйте звіти, що дозволяють перевірити фонд оплати праці перед тим, як друкувати зарплатні чеки та генерувати файл прямого депозиту. За потреби внесіть коригування.

  12. Друк зарплат і чеків

  13. Роздрукуйте зарплатні чеки та виплати. Створіть файл прямого депозиту та перешліть його до банку. Зверніться до банку та переконайтеся, що він отриманий належним чином, і перевірте отриману суму.

  14. Ведіть облік заробітної плати

  15. Роздрукуйте реєстри заробітної плати, що відображають загальну заробітну плату працівників за поточний фонд оплати праці. Подання файлів у конфіденційному сховищі. Зберігайте ці записи мінімум три роки. Зберігайте хронометраж та дані, за якими базуються розрахунки заробітної плати, принаймні два роки.

  16. Друк та розповсюдження звітів

  17. Друкувати та розповсюджувати звіти, необхідні відповідним підрозділам, таким як людські ресурси та фінанси, для цілей адміністрування виплат та звірки. Якщо окремий відділ або компанія займається податками з заробітної плати, перешліть необхідні податкові записи для кожного періоду виплати відповідній особі.

  18. Порада

    Програмне забезпечення з оплати праці розраховує для вас податки з оплати праці. Тим не менше, завжди тримайте під рукою копію Служби внутрішніх доходів, яка допоможе вам зрозуміти свої зобов’язання з податку на заробітну плату. Зверніться до державного податкового органу, щоб отримати вказівки щодо державних зобов’язань щодо оподаткування зарплати.