Як адресувати пам’ятку своїм працівникам

Може здатися, що пам’ятка - це скорочення від „меморандум” - це документ, який ви можете швидко відкинути, не надто задумуючись. Але хоча пам’ятки за своєю суттю є короткими (не більше двох сторінок), ви можете і повинні упакувати багато на цю сторінку або дві, щоб її було варто прочитати. Це також залежить від того, кому адресовано пам’ятку; письменник може мати інший фокус у службовій записці президента чи службовій записці, ніж просто на її / його команду. Незалежно від того, передаєте ви інформацію чи просите відповіді, дотримання перевіреного формату забезпечить вам надання всієї інформації, яка потрібна вашим одержувачам.

Почніть з того, кому адресовано пам’ятку

Заголовок стоїть на першому місці в пам’ятці, і це важливо, оскільки він повідомляє одержувачам, про що йдеться у пам’ятці та хто ще отримує; іншими словами, до кого звертається пам’ятка - чи надсилає письменник записку співробітникам загалом, чи просто її / його команді, - і чому вони повинні її прочитати. Відповідно до Lexico, заголовок зразка повинен включати:

  • ДО: Ім'я та звання особи
  • Копія: Усі інші одержувачі
  • ВІД: Ваше ім’я та звання
  • ДАТА: Місяць, день, рік без скорочень
  • ТЕМА: Конкретна тема пам’ятки

Інтернет-лабораторія письма в університеті Пердью (OWL) наголошує, що, хоча пам’ятки не є найбільш офіційним повідомленням, ви все одно повинні називати одержувачів своїми повними іменами, навіть якщо їхні прізвиська використовуються у всій компанії. Тож до працівників, яких усіх називають «Рибками» чи «Червоними», у рядку адресата слід звертатися за їх справжніми іменами.

Зрозумійте важливість теми

Ви сподіваєтесь, що пам’ятку від президента компанії, генерального директора або власного менеджера співробітника прочитають усі одержувачі. Але багато читачів пам'яток автоматично переглядають тему, щоб швидко повідомити, про що йдеться в цій пам'ятці. Вони хочуть визначити, наскільки важливо для них справді пам’ятка і чи потрібно їм читати її всю. Тема також дає читачам систему відліку, щоб перенаправити свою увагу з того, що вони робили раніше.

Тема повинна бути дуже конкретною для фактичного змісту пам’ятки, згідно з OWL Purdue. Так, це має бути стисло, але чітко розкажіть, що в записці. Читання прикладів недостатньо конкретних тематичних рядків та те, як їх вдосконалено, може допомогти вам зрозуміти різницю та вдосконалити свої тематичні рядки, щоб отримати більше читачів:

  1. ТЕМА: ЗАХОДИ ЗМІНИ: Захистіть свої особисті речі від крадіжки офісу.
  2. ТЕМА РЕКОМЕНДАЦІЇ: Канцелярські товари ЗМІНИТИ: Новий спосіб замовлення канцелярського приладдя.
  3. ТЕМАТИЧНИЙ РЯД: Останні Град ЗМІНИТИ: Нещодавні випускники відвідають компанію наступного тижня.

Спершу сформулюйте свою основну думку

Пам’ятки - це прямі форми спілкування, а не тізери, які складаються до головного. Прочитавши рядок теми, більшість читачів відразу переходять до першого речення, щоб побачити основну суть пам’ятки, тож поставте основну точку на початку, бажано в перший рядок. У статті про написання ділових пам’яток на веб-сайті Центру письменницьких робіт Університету Джорджа Мейсона зазначається, що найважливішим моментом щодо написання службових записок є те, щоб розпочати службову записку з вашої головної думки. Це дає змогу читачеві негайно знати, що висвітлюється в примітці.

Якщо у вашій темі є "Захистіть свої особисті речі від крадіжки офісу", перший рядок вашої пам’ятки може бути таким: „Нещодавно в офісі було кілька повідомлень про крадіжки особистих речей”. Тепер ви привернули їх увагу. Тема рядка була не просто пропозицією; у вашому офісі були фактичні крадіжки. Далі йдуть додаткові речення, що передають інформацію, таку як: "Ми не змогли встановити, хто відповідальний за ці крадіжки, і через кількість відвідувачів, які ми маємо в наших офісах, вирішення цього питання може зайняти деякий час. Тому ми просимо, щоб Ви або закриваєте особисті речі на своєму столі, або берете їх із собою в будь-який час, коли ви залишаєте свою територію ".

Якщо читачі хочуть отримати більше інформації, вони продовжуватимуть читати ваші мотиви. Але, надаючи свою найважливішу інформацію заздалегідь, більша кількість читачів буде знати, про що йдеться в пам’ятці, навіть якщо вони не продовжують читати. Ваші співробітники зайняті своєю роботою і можуть отримувати сотні електронних листів та сповіщень протягом дня, які вони не можуть прочитати повністю. Якщо вони знають, про що йдеться у вашій пам’ятці, вони, швидше за все, пам’ятатимуть повернутися до неї після своїх нагальних зустрічей, телефонних дзвінків клієнтів та дедлайнів.

Використовуйте підзаголовки для керівництва читачами

Деякі читачі люблять обробляти основні моменти документів, включаючи пам’ятки, згідно з Університетом Джорджа Мейсона. Щоб допомогти їм у цьому, використовуйте інформативні підзаголовки у всій пам’ятці, щоб, якщо все, що вони прочитали, це тема та підзаголовки, вони пішли, розуміючи суть пам’ятки. Переконайтеся, що ваші підзаголовки є сильними та пояснювальними, як і у випадку з темою. Тут не місце бути розумним і таємничим.

Продовжуючи свою пам’ятку про крадіжки в офісі, ви можете написати підзаголовок для кожного резервного пункту, який ви хочете зробити, і виділити їх жирним шрифтом, наприклад:

  • За останні два тижні сталися крадіжки
  • Інші пояснення виключені
  • Дії, які слід вжити зараз

Розгорніть кожен підзаголовок у абзаці під ним. Для першого підзаголовка про терміни крадіжок вкажіть фактичні дати, коли відбулися крадіжки, або відповідну інформацію, наприклад, що всі вони відбувалися у п’ятницю. Під другою темою поясніть, що можливість просто загублених предметів обговорювалась, але виключалась, оскільки занадто багато випадків було занадто близько.

Подумайте про додавання короткого викладу

Написавши основну частину вашої пам’ятки, якщо вона складається з двох сторінок і містить багато інформації, ви можете додати резюме, яке іноді називають резюме, яке читачі можуть сканувати, щоб отримати необхідну інформацію. Цей необов’язковий підсумок йде на початку пам’ятки, тож ви фактично даєте читачам попередній перегляд того, що охоплює пам’ятка, хоча, згідно з Purdue OWL, він написаний як підсумок.

Почніть з основного пункту Вашої пам’ятки, а потім пунктів, що підтримують Вашу основну ідею в тому порядку, в якому пункти висвітлюються в Меморандумі. Тоді чітко сформулюйте, які дії ви хочете зробити для читачів. Деякі читачі віддають перевагу пам’яткам із коротким описом, оскільки вони можуть читати заголовок та тематичні рядки, а потім резюме та точно знати, що висвітлюється в пам’ятці, не читаючи цілих двох сторінок. Якщо ваша пам’ятка складає одну сторінку або менше, вам не потрібно додавати резюме.

Відкрити, закрити та правильно відформатувати

Мері Каллен, тренер з питань написання та засновник Instructional Solutions, зазначає, що службові записки - це внутрішні документи, тоді як ділові листи - зовнішні, а електронні листи можуть бути будь-якими. Однак іноді, якщо ви тісно співпрацюєте з клієнтом над проектом, під час спілкування з ним можуть використовуватися нагадування. Пам’ятки не починаються з привітання і не закінчуються заключним підписом.

Purdue OWL пояснює, що оскільки пам’ятки є діловими документами, абзаци повинні відповідати діловому формату та бути вирівняними зліва, а не з відступами, як це написано в академічній формі. Рядки мають бути з одинарним інтервалом, з подвійними пробілами між абзацами. На завершення Каллен пропонує закінчити пам’ятку рішучим закликом до дії. Скажіть читачам, що ви хочете, щоб вони зробили далі, чи потрібно це змінити спосіб проведення процедури, залишити відгук про тему пам’ятки або просто запам’ятати інформацію, коли їм це потрібно.