Що таке правильне закінчення ділового листа?

Шанси полягають у тому, що якщо ви пишете діловий лист, вам є що важливе сказати, і ви хочете переконатись, що це ефективно передаєте. Формат ділових листів відіграє важливу роль у цьому спілкуванні - він показує людині, якій ви пишете, що ви професійний та надійний. Так само професійне закінчення ділового листа може допомогти вам встановити цей професіоналізм та довіру. Оскільки закінчення листа - це остання частина, яку прочитає одержувач, саме вона буде найсвіжішою в її пам’яті. Навіть якщо у вас дуже професійне привітання та тіло, непрофесійне закінчення може справити негативне враження.

Заключний абзац

У деяких типах ділових листів, таких як супровідні листи, існує певний формат, якого слід дотримуватися для укладання листів. Однак, як загальний принцип, використовуйте останній абзац вашого листа, щоб завершити свій бізнес, включаючи те, як ви хотіли б, щоб з вами зв’язувались, або які предмети вам потрібно отримувати поштою. Також додайте ввічливий кінець, в якому ви дякуєте одержувачу за витрачений час, бажаєте їй успіху в цій справі або заявляєте, що будете раді розмовляти більше про цю проблему по телефону.

Закриття

Закриття вашого листа - це слово або фраза, які ви вводите після основного тексту листа; після закриття завжди ставиться кома. Залежно від виду бізнесу, на який посилається лист, або ваших стосунків з одержувачем, ви можете вибрати різноманітні професійні привітання. "Щиро" та "З повагою" - це майже завжди безпечний вибір. "Дякую", лише з першого слова з великої літери, є хорошим вибором, якщо ви вимагаєте щось у листі, наприклад, зустріч чи документи. Однак також прийнятно закінчувати лист, що не вимагає запитання, "Дякую"; це спосіб подяки одержувачу за її час.

Підпис

Після закриття пропустіть три пусті рядки перед підписом. Підписання ділових комунікацій від руки показує одержувачу, що ви витратили час, щоб зробити лист професійним. Це також свідчить про те, що ви переглянули листи, оскільки багато ділових листів готує секретар. Однак підписати свої листи ви можете не в усіх випадках. Наприклад, зараз відділи кадрів багатьох корпорацій вимагають подання супровідних листів через електронну систему. У цьому випадку не залишайте три порожні рядки; просто введіть своє ім'я.

Заключні елементи

Після вашого підпису надходить ваше введене ім'я, а потім наступний рядок. У деяких випадках, можливо, ви захочете вказати свою адресу, адресу електронної пошти або номер телефону після вашого заголовка під час закриття вашого листа. Робіть це, особливо, у дуже офіційних ділових листах, адресованих комусь, кого ви не знаєте. Таким чином, якщо особа втратить конверт, вона все одно може відповісти на ваш лист. Нарешті, після інформації про напрямок, пропустіть рядок і вкажіть, чи є огородження. Завжди також звертайтесь до корпусів, що містяться в корпусі виробу. Однак у кінці листа напишіть "Додаток:" (зверніть увагу на двокрапку) і коротко опишіть, що це за приклад - наприклад, "Резюме".